Когда Excel хватает
Если вы сами обновляете реестр и каждый день сверяете сроки, можно начать с таблицы: бесплатный реестр дел адвоката уже содержит колонки для дел, сроков, заседаний и гонораров.
Что приходится организовывать отдельно
Проверка ближайших дат. Чтобы заметить ближайшие сроки, реестр нужно регулярно проверять и сортировать по датам. А последний день ещё нужно правильно посчитать: нерабочие дни, переносы, «со дня изготовления в окончательной форме».
Копии реестра у коллег. «Реестр_финал_2.xlsx» у одного и «Реестр_новый.xlsx» у другого. Без общей истории изменений трудно понять, кто и когда поменял дату заседания.
Документы живут отдельно. Договор и переписка — в почте и папках, вывод — в голове или записке. Через месяц трудно вспомнить, из какого письма взялась дата.
Клиент звонит узнать, как дело. Если реестр содержит внутренние заметки, гонорары и чужие дела, клиенту нужно отдельно подготовить сведения по его делу.
Что можно выбрать вместо
Общая онлайн-таблица. Google Таблицы или Яндекс Таблицы решают проблему версий: файл один, видна история изменений. Напоминания о сроках и хранение документов нужно организовать отдельно.
Календарь. В календаре можно настроить напоминания о заседаниях и сроках. Если вести его отдельно от реестра, при изменении даты нужно обновлять обе записи.
Система ведения дел. В карточке дела собраны сроки, заседания, документы и задачи команды. Можно открыть клиенту доступ к согласованным сведениям по его делу.
Что проверить при выборе системы
- Сроки видны на одном экране и отсчитывают дни, а не просто стоят датой.
- Есть процессуальные виды — ГПК, АПК, КАС, КоАП — и карточка суда рядом с делом.
- Документы лежат в деле, и на них можно сослаться.
- У клиента — свой кабинет, где видно только согласованное.
- Работает в браузере, без установки; данные хранятся в России.
- Можно попробовать бесплатно и выгрузить свои данные.
Как это устроено в Фабуле
В Фабуле дела, клиенты, сроки, документы и задачи команды собраны вместе. На экране «Сегодня» видны ближайшие сроки, заседания и просроченные задачи. Выводы по делу можно связать с конкретными абзацами документов. Клиент видит ход дела в своём кабинете; черновики и внутренние задачи остаются у команды. Можно учитывать время и готовить счета в PDF по времени или за услуги с фиксированной суммой. Бухгалтерии и приёма оплат нет, а реестр гонораров можно оставить в таблице.
Первые 14 дней бесплатно. Подробнее — для адвоката, который работает один, и для небольшой юридической фирмы.