Выберите, откуда переносите
Если ваша программа не в списке или данные лежат в таблице, ниже общие правила: что переносится, как загрузить файл и что проверить.
Что переносится
Дела и заседания. Колонки таблицы: клиент, контактное лицо, почта, телефон, название дела, номер дела, суд, дата заседания, ссылка на карточку суда. Из каждой допустимой строки Фабула создаёт дело и, если такого клиента ещё нет, клиента. Будущая дата заседания становится заседанием в деле. Если в ячейке нет времени, заседание ставится на 10:00 по Москве с пометкой «время не указано, проверьте».
Сроки к делам. Колонки: номер дела, название срока, дата, основание. Срок добавляется к делу, которое уже есть в Фабуле, поэтому сначала загрузите дела. Даты читаются в виде ДД.ММ.ГГГГ, ГГГГ-ММ-ДД и как даты Excel. Фабула ничего не пересчитывает по нормам: дата и основание остаются такими, как в вашей таблице, и после переноса вы сами проверяете каждый срок в деле.
Ссылки на карточки судов. Если в строке есть ссылка на карточку дела в суде общей юрисдикции, Фабула свяжет с ней дело и будет читать карточку при утренней проверке или по кнопке «Обновить», если сайт суда доступен. Данные карточки могут появляться с задержкой, поэтому важные даты сверяйте с сайтом суда. Ссылка на карточку в kad.arbitr.ru сохраняется в шапке дела. Автоматической проверки арбитражных дел нет.
Что не переносится
Документы и файлы, записки и выводы по делу, переписка, задачи, записанное время и счета, права доступа сотрудников. Переносится только то, что есть в перечисленных выше колонках, остальное в Фабулу не попадает. Файлы добавляются в дело отдельно. Из книги Excel читается только первый лист. Старый формат .xls сначала сохраните как .xlsx.
Как перенести
1. Получите таблицу. Если в вашей программе есть выгрузка дел в Excel или CSV, возьмите её: где искать, написано в справке программы. Если выгрузки нет, соберите таблицу вручную или возьмите наш бесплатный реестр дел (таблица Excel, скачивается без регистрации). Прямой загрузки из других программ в Фабуле нет.
2. Загрузите файл. Откройте раздел «Дела», нажмите «Из таблицы», выберите «Дела и заседания» и загрузите файл. Первая строка файла: названия колонок. В файле не больше 500 строк и 2 МБ.
3. Проверьте колонки. Фабула подбирает их по названиям, вы можете выбрать другие. Здесь же выберите вид дела и сторону вашего клиента. Они одинаковы для всех строк файла, поэтому дела разных видов загружайте отдельными файлами. Для арбитражных дел с номером А… можно выбрать отдельный вид.
4. Нажмите «Проверить». Фабула покажет, сколько дел, новых клиентов и заседаний будет создано, какие строки пропустит и какие колонки не перенесёт. Для пропущенных колонок видны заполненность и пример значения. В базу пока ничего не записано.
5. Нажмите «Перенести». Допустимые строки записываются одной операцией: если запись не удалась, из файла не создаётся ничего. Пропущенные строки в Фабулу не попадают, их список виден на шаге проверки.
6. Добавьте сроки. Откройте «Из таблицы» ещё раз и выберите «Сроки к делам». Для каждой строки выберите дело, исправьте или исключите строки с ошибками и подтвердите перенос.
На что смотреть
Колонка с датой. В режиме «Дела и заседания» она превращается в заседания. Даты создания, закрытия и сроки автоматически не выбираются. При ручном выборе Фабула предупредит: проверьте, что это именно заседание. «Ближайшее событие» Jeffit может быть задачей и автоматически не переносится в заседания. Сроки загружайте отдельно.
Прошедшие и непонятные даты. Даты заседаний, которые уже прошли, не переносятся. Если дата не распозналась, дело создаётся без заседания.
Размер таблицы. Файл читается за один заход, до 500 строк. Для 1200 дел нужно три файла. Файлы шире 40 колонок читаются: колонки после сороковой тоже можно выбрать. Переносятся только сопоставленные поля. В режиме дел ячейки длиннее 500 знаков сокращаются с предупреждением на проверке; в режиме сроков такие ячейки вызывают ошибку. Технический предел: 16 384 колонки, распакованная книга Excel до 32 МБ.
Сколько времени займёт перенос. Это зависит от того, насколько аккуратна ваша таблица, и мы не называем срок заранее. Дела можно переносить частями: начните с тех, по которым идут сроки.
Если часть дел уже есть в Фабуле
Дело с номером, который уже есть в практике или встречался выше в файле, пропускается. Номер дела сравнивается по записи в файле: при другом написании дело будет создано повторно. Клиент с тем же названием повторно не создаётся. Названия сравниваются без учёта регистра и кавычек, при другом написании будет создана отдельная карточка клиента. Срок с тем же делом, названием, датой и основанием второй раз не создаётся, даже если загрузить файл повторно. Уже существующие сроки импорт не обновляет.